Ежегодно в Ташкенте снимаются с насиженных мест и переезжают в новый офис тысячи работников – почти каждая фирма хоть раз сталкивалась с офисным переездом. И если раньше переездом занимались сами сотрудники, то сегодня средние и крупные организации все чаще пользуются услугами специализированных компаний.
Офисный переезд – очень сложный процесс, условно его можно разделить на две части: 1) организация переезда внутри компании (работа с сотрудниками, организациями рабочего времени, работа с клиентами) и 2) сотрудничество с компанией, специализирующейся на офисных переездах (транспортировка мебели, оргтехники и других вещей).
Как организовать переезд офиса внутри компании
Важно понять, что переезд – это стресс не только для руководителей компании, но и для рядовых сотрудников. Поэтому перед переездом необходимо провести разъяснительную работу с персоналом. Прежде всего, в подробностях расскажите о местоположении нового офиса и о том, как туда можно добраться. Далее, детально объясните сотрудникам, как и когда пройдет переезд и каким образом он повлияет на их рабочий график. Если присутствие человека на рабочем месте необходимо, даже если переезд еще не завершен – сразу предупредите его об этом. Рекомендуется проводить переезд с пятницу по понедельник. Это позволяет до минимума сократить простои в трудовой деятельности, т.к. большая часть работы будет сделана в выходные дни.
При разъяснительной работе с персоналом очень важно сразу оговориться, что переездов без накладок не бывает и возможны временные трудности в работе. Как правило, большинство сотрудников терпимо относятся к тому, что первые дни многое на новом рабочем месте будет не работать и что найти нужный документ будет сложнее обычного.
Очень важный момент при офисном переезде – это сохранность личных вещей. Попросите ваших сотрудников самостоятельно упаковать все ценные личные вещи или, по возможности, забрать их домой. Услугами какой бы транспортной компанией вы ни воспользовались, потеря или порча вещей вполне вероятна. А если из-за переезда кто-то из ваших сотрудников лишится любимого пресс-папье или вазы, то в этой потере он будет винить только вас.
Если ваш бизнес связан с постоянным общением с клиентами, обязательно предупредите их о вашем переезде заранее. Обзвоните их, напишите им письмо, разместите новость на своем сайте – любые методы хороши. Главное, чтобы клиент был в курсе. Тогда даже в случае каких-то неурядиц он не будет в обиде на вас.
Какую компанию выбрать?
При выборе компании-перевозчика ориентируйтесь на мнения коллег из других фирм и портфолио компаний. Также не лишним будетпозвонить в несколько фирм и просто пообщаться с менеджерами. По уровню их компетенции вы сразу поймете, с кем лучше иметь дело.
Не гонитесь за самым дешевым предложением. Помните, какова стоимость перевозимых вещей и сколько потеряет ваша фирма в случае простоя в работе. Куда лучше немного переплатить, чем потом полгода разгребать последствия неудачного переезда. Цена, которую выставляет компания-перевозчик, обычно складывается из стоимости упаковочных материалов, транспортных расходов и оплаты труда перевозчиков.
Один из важнейших моментов при работе с подрядчиком – составление и заключение договора. Обязательно попросить менеджера выслать вам договор заранее. Изучите его вместе с юристом. Убедитесь, что там детально описаны вопросы компенсации в случае повреждения перевозимых вещей или срыва сроков перевозки. Не стесняйтесь требовать от подрядчика внесения в договор дополнительных пунктов. Чем больше вы обезопасите себя и свою компанию, тем лучше.
Главные советы по поводу офисного переезда:
— займитесь организацией переезда заранее. Как правило, 2-3 недель для этого вполне достаточно; — организуйте переезд с пятницу по понедельник, стараясь большую часть работ выполнить в выходные дни; — проведите разъяснительную работу с клиентами и персоналом; — тщательно выбирайте перевозчика. Надеемся, что переезд вашего офиса пройдет как по маслу.
Комментарии