Грамотно спроектированный, функциональный и стильный офис влияет на многие факторы: работоспособность
и хорошее настроение сотрудников, положительный имидж компании и руководителя перед посетителями, даже на увеличение доходов, напрямую зависящее от производительности труда.
Современное офисное пространство можно организовать различными способами. Не обязательно возводить стены и создавать множество кабинетов. Все большее распространение получает open space (открытое пространство). Оно позволяет гибко планировать рабочие места по усмотрению каждой конкретной компании. Но тренды трендами, а базовые правила организации офисного пространства остаются неизменными.
Виды планировки офисов
Выделяют три типа организации офисного пространства: открытый, закрытый, и комбинированный. При проектировании офиса дизайнеры обязательно учитывают следующие факторы:специфику деятельности заказчика;количество сотрудников;наличие или отсутствие постоянного потока клиентов;взаимодействие между различными отделами компании, работают ли сотрудники индивидуально или в группе.
Руководителям необходимо помнить, что в одном общем помещении лучше не располагать отделы, функционально между собой не связанные. В то время как людям, занятым общим делом, но рассаженным по разным кабинетам, будет очень неудобно взаимодействовать друг с другом.
Система закрытого (кабинетного) офисного пространства требует больших затрат на ремонт. Не всегда при этом можно обеспечить эффективное использование площади. Офисы такого типа чаще встречаются в государственных учреждениях, юридических фирмах, конструкторских организациях, аналитических и финансовых компаниях.
Открытый тип офисного пространства позволяет сэкономить как на капитальном строительстве и ремонте, так и на потреблении электроэнергии, кондиционировании и прочих инженерно-технических коммуникациях. Большим «плюсом» open space является модульная система организации рабочих мест. Она позволяет свободно добавлять или убирать рабочие места. Рабочие группы отделяются друг от друга перегородками. Такое зонирование позволяет максимально эффективно использовать ограниченное рабочее пространство. Немаловажный «плюс» для руководителя – возможность контроля всех сотрудников.
Однако есть и недостатки. Большое количество народа создает шум (нужно решать вопрос звукоизоляции). Постоянные перемещения других сотрудников отвлекают человека (проблема визуальной изоляции). Многие люди чувствуют дискомфорт от того, что они постоянно на виду, от перманентного контроля. Хотя последнее – вопрос привычки и трудовой дисциплины.
В общем зале комфортнее всего работать сотрудникам отдела продаж, специалистам по обслуживанию клиентов и службе техподдержки, а также дизайнерам и архитекторам. Их офисы почти всегда представляют собой общую студию.
На практике чаще всего встречается комбинированный тип офиса. Рядовые сотрудники сидят в общем пространстве, разделенном перегородками на отдельные функциональные зоны. Высший управленческий состав и бухгалтерия работают в отдельных кабинетах.
Зонирование офисного пространства
Каким бы ни был офис, есть некоторые зоны, присутствующие всегда и везде. К ним относятся:входная группа (приемная или ресепшн);основная рабочая зона;кабинет руководителя.
Первое впечатление об офисе создается именно в приемной (впрочем, не стоит забывать и о внешнем виде здания). Она обязательно должна быть оформлена в фирменном стиле компании. Там должны быть созданы все удобства для посетителей. Остальные зоны – переговорная, холл, служебные помещения – проектируются исходя из потребностей конкретной компании.
Пространство офиса необходимо распланировать так, чтобы сотрудники могли осуществлять свои функции максимально эффективно, не тратя много времени на передвижение по офису. Многие считают, что стильно декорировать нужно только представительские, презентационные зоны и кабинеты руководства, то есть помещения, где бывают клиенты, а для декора рабочих площадей можно выбрать менее дорогостоящие отделочные материалы. О чем нельзя забывать в рабочих зонах – так это о грамотно организованных рабочих местах и качественных инженерных коммуникациях, на которых многие все еще склонны экономить.
Эргономика в офисе
Эффективная работа компании не в последнюю очередь зависит от того, насколько комфортно сотрудники чувствуют себя на рабочем месте. Офис, правильно организованный с точки зрения эргономики, увеличивает КПД сотрудника, повышая шансы работодателя на рост прибыли.
По СанПиН, на одного человека предусмотрено около 5 квадратных метров. В реальности не каждая компания, особенно с ограниченной и дорогостоящей площадью, может себе это позволить. В итоге – перегруженность и скученность рабочих мест.
В этом случае психологи рекомендуют работодателю даже на ограниченной площади создавать такие условия, в которых люди, с одной стороны, ощущают себя единой командой, а с другой – сохраняют личное пространство.
Затраты на проектирование офисного интерьера
Экономить на проектировании и отделке офисного пространства не стоит. Стоимость дизайна квадратного метра интерьера в Ташкенте составляет от 5 до 12 долл. США. Плюс инженерно-технические коммуникации – цена возрастает до 20-30 долл. США за квадрат. Если бюджет компании ограничен, можно «играть» на стоимости отделочных материалов и мебели.
Подробнее о правилах и тенденциях организации офисного пространства рассказывают руководители дизайн-студий и архитектурно-строительных компаний Ташкента.
Эскендер Аблаев,инвестиционно-проектно-строительная компания UzEge Construction: «Ключевые аспекты – зонирование пространства и эргономика офиса».
– Как правильно зонировать офисное пространство?
– Офисы подразделяются на категории А, В и С. А – это самый высокий класс, где сотруднику могут предоставить от 6 кв. м на рабочее место. Это возможно, если есть общее пространство свободной планировки. Категория В представляет собой комбинированную планировку, состоящую из отдельных кабинетов и свободного размещения рабочих мест. Категория С – это офисное пространство, состоящее из отдельных кабинетов. В офисах столицы комбинированная планировка наиболее распространена.
Зонирование пространства – ключевой момент. Нужно четко представлять, для чего нужен офис. Иногда разделение на кабинеты или на этажи идет и по функциональным задачам. Сотрудники одного направления сидят отдельно от других и не пересекаются в течение рабочего дня. Дизайнеры учитывают также и рабочие процессы в компании, взаимосвязь ее департаментов и подразделений.
Кроме создания входной группы и рабочей зоны, нужно продумать и маршруты передвижения по офису. Например, чтобы сотрудник тратил минимум времени на то, чтобы дойти от вестибюля до своего рабочего места. Свободная планировка позволяет руководителю компании охватить взглядом весь офис, все рабочие места. Для этого применяются и камеры видеонаблюдения.
Разделение на отдельные кабинеты не всегда целесообразно. В каждом отдельном кабинете появляется мини-группа со своим режимом работы. Не всякий начальник пойдет на то, чтобы внутри компании создавались маленькие ячейки.
Обязательно должны быть зоны отдыха сотрудников. Это место, где можно покурить, выпить кофе. В нашей столовой, например, создано общее пространство для всех сотрудников, начиная от водителей и заканчивая генеральным директором. Отдельная обеденная VIP-зона предусмотрена для гостей. Это стандартная практика.
Должна быть выделена гардеробная зона. В вестибюле должна стоять стойка для зонтов. В рабочей зоне необходимы шкафы для верхней одежды, место для сменной обуви.
Работа над проектом интерьера начинается с концепции. В ней демонстрируются общий стиль, цветовые предпочтения, функциональное зонирование, напольное покрытие, пластика потолков, стен. Далее группа разрабатывает все более детально. Кто-то занимается полами, кто-то потолками и так далее. Затем все детали объединяются. Тогда мы имеем четкое представление, что и как будет выглядеть. Параллельно ведется проектирование инженерных коммуникаций. Обязательное условие – авторский надзор. Есть еще и технадзор. Технический отдел по чертежам дизайнеров создает свой проект технической документации. Архитекторы контролируют выполнение своих работ.
– Рассчитывают ли дизайнеры эргономические показатели при проектировании интерьера?
– Эргономика учитывается всегда. Задается высота кресел и столов, чтобы людям удобно было сидеть, ведь человек проводит за компьютером огромное количество времени. Есть нюансы. В Европе, к примеру, столы делаются не менее 75 см высотой. У нас оптимальная высота стола – 72 см. Касается это и кухонной мебели. На Западе высота столов – 96 см, в Азии – 92.
Максимальное количество человек, которое можно посадить в одном помещении, рассчитывается исходя из оптимальной производительности. Учитывается и стоимость пространства (аренда это или частное владение). Если стоимость квадратуры площади высока, работодателю выгоднее посадить как можно больше человек на ограниченном пространстве. Усредненные нормы – это 4 кв. м на человека. Из них 1,2 кв. м занимает рабочий стол. Комфортным решением считается 6–7 кв. м на человека.
На практике работодатели часто уплотняют пространство и выделяют 2,5 кв. м на человека. Это противоречит как нормам и правилам, так рекомендациям психологов. Сложно работать, сидя впритык друг с другом. Грамотный проектировщик всегда порекомендует, как правильно распределять рабочие места. Здесь есть множество деталей: доступ к розеткам, расположение сетевых и телефонных кабелей, мониторов, техники и так далее. Необходимо контролировать и общий температурный режим в офисах. Ни аппаратура, ни люди не любят перегревов и переохлаждений.
– Как можно минимизировать факторы, мешающие работе в офисе открытого типа?
– Основной проблемой является звукоизоляция. Для ее решения применяются отделочные материалы, которые не отражают звук, а гасят его. Это и многоярусные декоративные потолки, ниши, облицовка панелями из дерева. Гасит звук также и кожаная мебель. Во многих случаях в офисах для смягчения шума шагов просят постелить ковролин. В условиях Центральной Азии использование ковролина неприемлемо. Здесь слишком пыльно. Какими бы антисептическими и пылеотталкивающими свойствами не обладал даже самый дорогой европейский коммерческий ковролин, все равно это и аллергия, и пылевой клещ, и сложности в уборке. Не говоря уже о том, что через некоторое время любой ковролин теряет свой товарный вид.
Отсекать звук могут и перегородки. Их часто делают из стеклопакетов. Высота таких перегородок – 1,2–1,5 метра. На уровне сидящего человека они создают отдельную зону для определенной рабочей группы, не распространяют звук дальше. Никто никому не мешает.
Необходимость разделения общего пространства зависит от специфики работы сотрудников. Творческим группам нет надобности отгораживаться перегородками. У них постоянно идет общее обсуждение. Люди взаимодействуют, работают на одну общую задачу, и перегородки будут только мешать.
– Допустимы ли какие-то нестандартные решения в оформлении офисов, либо все должно быть строго и спокойно?
– Все зависит от заказчика. Обычно трудно отказаться от новых дизайнерских наработок. Здесь и мебель, и светильники, и напольные покрытия, и дверные ручки. Все это может быть выполнено очень необычно. Входная группа (ресепшн) является лицом фирмы. Там обязательно должны быть логотип и оформление в фирменных цветах. Все остальное пространство и детали подчиняются генеральной идее, центру композиции. Декор лишь акцентирует внимание на основной мысли дизайнера.
Декор в офисах не обязательно должен быть строгим и спокойным. Он может быть и ярким. Это зависит от контингента сотрудников, их возрастной категории и, конечно же, профессиональной деятельности. Я считаю, что самые оптимальные цвета для офиса – это белый и синий. Они максимально стимулируют интеллектуальный труд. Творческим людям можно сделать акцент на зеленом цвете, покрасить в него нишу, например. Поставив панно или постеры синего цвета, вы стимулируете работу сотрудников умственного труда. Очень хорошо будоражит фантазию оранжевый цвет – он подходит для креативной работы. При проектировании интерьеров учитываются рекомендации психологов.
– Как часто надо менять офисный интерьер?
– Если генеральное направление работы офиса остается прежним, то, скорее всего, интерьер менять не надо. У компании должно оставаться одно лицо. Другое дело, если работа застопорилась. Тогда нужно что-то поменять. Смена интерьера подхлестнет работу, хотя и не является решением всех проблем.
– Во сколько в среднем обходится работа по проектированию офисного пространства?
– Все зависит от выделенного бюджета. Ориентируются обычно на планируемый бюджет заказчика. В зависимости от этой суммы подбираются отделочные материалы. Их можно закупать на местном рынке. Можно комбинировать отечественные и импортные материалы. В отдельных случаях работать только с зарубежными производителями. Часто бывает, что мебель, декор и отделочные материалы поставляются из-за границы. Здесь приобретаются строительные материалы, привлекается рабочая сила. Все зависит от возможностей заказчика. Последний, в свою очередь, рассчитывает срок окупаемости офиса и какую прибыль он ему принесет. Стартовая стоимость проектных работ за 1 кв. м с расчетом всех коммуникаций составляет 50–60 тыс. сумов. Проекты класса «люкс» и «эксклюзив» стоят, разумеется, дороже.
Гайрат Баудинов, руководитель дизайн-студии Chocolate, об особенностях проектирования офисных интерьеров в Узбекистане.
– Какой тип планировки и организации офисов наиболее популярен?
– При проектировании офиса различные типы компаний преследуют разные цели. Крупные компании чаще всего заказывают open office. Организованный таким образом офис больше соответствует современным формам управления. Мебель в них должна быть практичной и модульной. Это позволяет увеличивать или перемещать рабочие места. Дизайн таких офисов обычно выглядит современно и монохромно. К преимуществам open office можно отнести существенную экономию площади офиса, экономию электричества, отопления, создание единой системы вентиляции, а также прозрачность работы, экономию времени на ходьбу из кабинета в кабинет. Естественно, дирекция, бухгалтерия, топ-менеджмент работают в отдельных кабинетах, но даже для таких кабинетов делаются стеклянные или витражные перегородки. Сквозь них обозревается пространство остального офиса. Такой тип офиса создает корпоративную общность и единение сотрудников.
При работе над проектом офиса большое значение имеет не только состав и количество работников, но и вид деятельности компании. Например, юридической компании open office совершенно не подходит. Ее деятельность подразумевает приватные разговоры, частные консультации. Кабинетная система больше подходит для обеспечения конфиденциальности переговоров.
Тип организации офисов дизайнеров и архитекторов – студия. Это одна большая комната, в которой работает вся команда. Люди должны видеть друг друга, иначе не получится совместного обсуждения. Здесь царит творческая обстановка. Так организовано пространство и в нашей компании. Меня часто спрашивают: «Почему у нас нет отдельного кабинета для переговоров с клиентами?». Если я принимаю заказ и разговариваю с клиентом о его предпочтениях, мне важно, чтобы дизайнеры слышали разговор. Так они получают информацию из первых уст. Дизайнеру необходим непосредственный контакт с заказчиком. Эстетика здесь на втором месте, а на первом – комфорт и удобство.
Офис – это атрибут имиджа. От дизайна офиса зависит работоспособность персонала. Поэтому важно рассчитать эргономику помещения. Она влияет на производительность труда. Стандартное рабочее место состоит из четырех основных элементов – стол, система хранения документов, кресло и офисные перегородки, которые изолируют от внешних звуков и визуальных раздражителей.
У топ-менеджеров появилась тенденция организовывать рабочие кабинеты дома. Здесь заказчики уже дают себе волю. Кабинет для них – это не просто место работы, встреч или приемов гостей. Он становится «мужской» зоной, демонстрируя статус хозяина. Интерьером кабинета хотят удивлять гостей.
Кабинет руководителя – вообще отдельная тема. В его оформлении обычно исходят только из своих личных вкусов. Стоит, тем не менее, прислушиваться и к мнению дизайнера. Ведь кабинет многое может рассказать посетителям. Он дает характеристику владельца. В Европе многие руководители держат в кабинете фотографии семьи. Сразу понимаешь, что перед тобой человек надежный, твердо стоящий на ногах. Он уважает семейные ценности. Некоторые вешают свои дипломы, грамоты и награды. Так человек показывает свои достижения. Видно, что он ими дорожит и будет стараться поддерживать свою репутацию. У нас это свойственно врачам. Подавляющее большинство руководителей пока ничего из вышеперечисленного не применяют.
– Как нейтрализовать посторонние шумы и факторы, мешающие нормальной работе?
– Все зависит от правильной организации. Если налажена сеть, человек не будет кричать, а передаст данные по внутренней сети. Если по периметру рабочих мест постелена нормальная ковролиновая дорожка, работе не будет мешать стук каблуков. Очень важна культура поведения. В местных офисах сотовых компаний у всех open office. К операторам можно спокойно подойти, пространство открыто. Но организация работы не всегда правильна. Около оператора стоит всего один стул, иногда его двигают с таким шумом... Возле этого стула часто стоят по пять человек. Далеко не всем нравится стоять в очередях. Все это создает дополнительные неудобства и шум. Грамотнее было бы встречать человека на входе и направлять в нужный ему отдел, либо установить указатели, которые не часто встречаются в офисах. Никто не скажет, где сидит генеральный директор или ответственный менеджер, в какие часы он принимает и тому подобное. Информационных табло и указателей в офисах тоже, как правило, нет. Внутренняя логистика развита слабо. Посетитель не должен догадываться и спрашивать. Создается неразбериха и страдает имидж компании.
– Существуют ли проблемы при взаимодействии дизайнеров с заказчиками во время проектирования офисного пространства?
– Есть некоторые аспекты. Многие компании пытаются избежать расходов, связанных с техническим оснащением офиса, инженерными коммуникациями. Больной вопрос – система вентиляции и кондиционирования. Все привыкли к кондиционерам. Стало модно пробивать стены и устанавливать один кондиционер на два кабинета. При этом не учитывается шумоизоляция и другие параметры. Редкие заказчики соглашаются на общую систему кондиционирования. Отчасти это связано с недостатком квалифицированных специалистов.
В этом аспекте наши бизнесмены пока не научились работать грамотно. Мастера выбираются из числа знакомых. Считается, если человек ставил в квартиру кондиционер, то его можно пригласить делать систему вентиляции в офисе. Особенно этим грешат многие рестораны. Хотя для рестораторов вентиляция – вопрос номер один.
Особое значение следует уделять освещенности. Рекомендуется не ограничиваться общим освещением и оборудовать рабочие места сотрудников настольными лампами.
Нельзя думать о красоте интерьера, не решив вопросы инженерных коммуникаций. Это основополагающие факторы. Сначала каркас, потом все остальные красоты. Что происходит сейчас? Офисы компании тратят значительные суммы на цветы для офиса, но жалеют денег на качественное отопление, сантехнику, вентиляцию. Возможно, дело в необходимости внешних атрибутов, которые видят посетители. Но это не значит, что на сотрудниках можно экономить.
Многие сомневаются, ставить ли лифт в двух- или трехэтажных офисах, отказываются от эскалаторов. Нельзя сказать, что это происходит из-за высокой стоимости такого оборудования.
– Как сделать офис «клиентоориентированным»?
– Офисы редко уделяют внимание встрече клиентов и их удобству. Посетителя надо встречать с улицы. Во-первых, нужны указатели, чтобы человеку не приходилось искать. Бывает, что сотрудники выходят встречать заблудившихся клиентов. Лестница должна быть гладкой и не скользкой. Это особенно важно зимой. Нередки случаи, когда вслед вошедшему кричат: «Закрывайте двери» или же скотчем на дверь приклеена бумага с надписью: «Работает кондиционер, закрывайте дверь». Неужели нельзя установить самозакрывающийся механизм? Это же проще, чем портить настроение клиенту, который еще не успел войти.
Во входной зоне должен быть диван. Сейчас во многих компаниях появились телевизоры. Наличие телевизора само по себе неплохо. Проблема возникает, если он показывает только те программы, которые интересны секретарю на ресепшне. Если в приемной девушка смотрит «Дом-2», какое впечатление о компании создастся у клиентов? Телевизор нужно использовать во благо компании, например, заказав корпоративный ролик. Есть более экономный вариант – слайд-шоу из фотографий. В крайнем случае, включать новостные каналы. Это нейтральный вариант.
Ресепшн – один из последних трендов, среди заказчиков. Все они, независимо от сферы деятельности и количества сотрудников, хотят, чтобы он у них был. Мало кто задается вопросом, а кто будет сидеть на ресепшне. Если в офисе работает 4 человека: генеральный менеджер, 2 оператора и директор, зачем ресепшн такому маленькому офису? В этом случае лучше сделать мягкую зону для приема клиентов.
В холлах и зонах ожидания офисов часто не хватает ковриков. Есть лишь холодный мраморный или кафельный пол. Этот вопрос сейчас можно решить с помощью теплого пола. Ковры используются все реже.
Во входной зоне также нужен указатель санузла. Спрашивать о нем может оказаться неудобным для посетителя. Внутрифирменные указатели можно сделать интересными, веселыми. Чтобы посетителю было не скучно и интересно ожидать, можно в оформлении обыграть историю компании, повесить работы отечественных художников.
Детали интерьера также имеют огромное значение. Репродукции картин известных художников, выполненные не самым лучшим образом, в современных офисах смотрятся как минимум странно. В Ташкенте очень много хороших художников. Много современных арт-работ. Можно пригласить фотографа для качественной фотосессии, например, истории компании. Я считаю, надо использовать настоящие предметы искусства, а не их копии. Тогда человек поймет, что пришел в современный офис, где работают люди со вкусом. Эти, казалось бы, мелочи на самом деле очень важны.
Редко кто обращает внимание на пространство вне офиса. Ограничиваются лишь созданием парковки. А почему бы не найти талантливого скульптора и не поставить рядом скульптуру или инсталляцию? Это запоминается и является хорошим ориентиром. Максимум, что делают компании – устанавливают урну, металлические перила, меняют тротуарную плитку, да и то после того, как старая совсем потрескалась. Мало уделяют внимания архитектурному освещению офисов (подсветке зданий), хотя дизайнеры предусматривают это в проекте.
Отдельная тема – таблички в офисах. Чаще всего мы видим Open/Closed. Редко указывают режим работы, выходные дни и тому подобное. Почему нельзя изготовить медные, латунные таблички, есть интересные каменотесные решения? Даже если офис арендуется, при переезде обычную табличку можно снять и забрать с собой. Редко кто обращает на это внимание.
Мало где встретишь и необычный звонок. Чаще всего на двери вешают колокольчики из магазинов фэн-шуй. Есть ведь и оригинальные звонки, молоточки например.
– Часто ли в офисах предусмотрены зоны отдыха для работников?
– В последнее время – все чаще. Радует, что это относится как к крупным, так и небольшим компаниям. Организуют маленькие кухни, где можно приготовить чай/кофе. На примере последних работ могу сказать, что места отдыха делают и во дворе: скамейки, фонтанчики, зеленая зона. Были в числе офисных работ и теннисный корт, и площадка для мини-футбола.
– Как часто нужно менять интерьер офиса?
– Офис должен быть живым. В интерьере нужно оставлять некую недосказанность. Это пространство для дальнейшей работы. Времена меняются, появляются новые цели и задачи, новые достижения, иногда и новая команда. Чтобы пространство было живым, ему нужно дать возможность развиваться, расти дальше. Офисы, состоящие из маленьких комнат, постепенно будут исчезать. Более перспективны офисы с открытыми пространствами, которые легко формируются и трансформируются.
Елена Селезнева
Источник:
Журнал “Экономическое обозрение”
Комментарии